香港公司为什么一定要有法定秘书

公司秘书这一概念最早可追溯至1841年的英国法律案例中，最开始只是作为“文员”角色存在，处理日常杂务。但随着社会发展和劳动分工的日益精细化，秘书所承担的职责已不再是处理日常杂务，而逐渐转为公司运维的管理层方向。而到了二十世纪末，公司秘书的法律地位已经被提升至更重要的高级管理层角色，以便任何公司均能以一个简单、现代化、高效率且低成本的架构进行运作。

香港由于历史原因，承袭了英国的“公司秘书”概念，并于1911年首次在法律中确定了香港公司秘书的法律地位。而在香港政府颁布的《香港公司条例》第十部/474条中，亦明确规定了：“公司必须有一名公司秘书”，即法定秘书。

一般的香港公司（非上市有限公司），公司秘书由年满18岁的香港居民（常住香港）担任。当然，法人团体也可以担任香港公司的秘书，但必须由在香港有营业地址或办事处的专业公司担任。事实上，很多大陆企业主注册了香港公司，为了省时省力，均委托专业的香港秘书服务公司担任香港公司秘书。由此可见，香港公司法定秘书（特别是董事及股东不在香港）已成为香港公司在香港本地的代表，并对该香港公司负责，如若该香港公司有被追究的法律责任，担任香港公司法定秘书的个人或公司亦会受到牵连！

而法定秘书负责的事项也与“香港公司代表”这一定位有关，并确保公司的运作符合公司条例的要求：

1. 在董事会的指示下，组织股东大会；

2. 参加股东大会和董事会，编写会议记录；

3.处理股权转让事宜；

4.保存会议记录、股东名册、董事和秘书名册、抵押名册；

5.按规定向公司注册处和税务局提交有关文件，如年度报表，税表和审计报告，更改股东或董事的通知等，需向香港注册署备案的事务和文件。

一般性事项的商务秘书与法定秘书的责任范围有所区别，一般性商务秘书更偏近公司内部运营所需业务：如转接电话，传真，信函包裹；处理一般文件的制作，表格填具等杂项事务。

由此可见，法定秘书主要工作职责对外，需要对接香港公司注册署、香港税务局、香港本地银行等管理和支持部门。而商务秘书则是作为公司内部事务处理机构而存在。法定秘书作为香港公司的对外窗口，其专业程度和工作重要性不言而喻，选择一家优质、专业、负责任的秘书公司是成立香港公司准备工作的重中之重。

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